Giới thiệu - Mạng hỏi đáp 5W1H

Chào mừng các bạn đã ghé thăm Website 5W1H, trang web chuyên cung cấp các thông tin, giải đáp các vấn đề thắc mắc trong cuộc sống. Các vấn đề từ sức khỏe, y tế đến tình cảm hạnh phúc gia đình, cẩm nang nấu nướng, khám phá văn hóa ẩm thực du lịch cho đến các lĩnh vực công nghệ, thông tin cuộc sống hàng ngày mới nhất.

“5W1H” là cụm từ khá phổ biến, được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực của đời sống. Đây cũng là những câu hỏi đầu tiên khi chúng ta tìm hiểu, nghiên cứu về một vấn đề bất kỳ. Vậy 5W1H là gì? phương pháp tư duy này được ứng dụng cụ thể như thế nào vào thực tiễn?

5W1H là gì?

“5W1H” là mô hình viết tắt của những từ: “What – When – Where – Why – Who – How”. Đây là một mô hình quan trọng, cần thiết đối với mọi người trong tất cả các lĩnh vực để có thể giải quyết vấn đề một cách triệt để. Để hiểu rõ về ý nghĩa của từng thành phần trong 5W1H, bạn cần nắm rõ:

“What” – Cái gì?
“When” – Khi nào?
Where – Ở đâu?
Why – Tại sao?
Who – Ai?
How – Như thế nào?

Tùy vào những lĩnh vực cụ thể, 5W1H được hiểu và phân tích theo các khía cạnh khác nhau.

5W1H là gì?

Ai là người sử dụng 5W1H?

Tất cả mọi người đều có thể sử dụng 5W1H khi cần giải quyết vấn đề nào đó. Phương pháp tư duy 5W1H không hạn chế bất kì ai và nó được áp dụng trong mọi trường hợp. Dù bạn là học sinh, sinh viên, người nghiên cứu thị trường hay là một ông chủ “khét tiếng” thì bạn đều có thể ứng dụng phương pháp này vào công việc, học tập cũng như cuộc sống của mình.

Ý nghĩa của phương pháp 5W1H

5W1H là phương pháp được sử dụng phổ biến trong đời sống. Vậy mô hình hay phương pháp này có ý nghĩa như thế nào?

Phương pháp tư duy 5W1H không chỉ có ý nghĩa quan trọng đối với những người làm marketing, kinh doanh, nghiên cứu khoa học, thuyết trình, học tập… mà còn là những câu hỏi cơ bản đầu tiên khi chúng ta muốn khai thác, tìm hiểu về một vấn đề bất kì. Dù ở lĩnh vực nào thì phương pháp tư duy 5W1H cũng mang lại những ý nghĩa, giá trị như sau:

Tư duy theo mô hình 5W1H giúp bạn có được kế hoạch cụ thể về tất cả các khía cạnh của vấn đề bạn đang quan tâm.
Sự kết hợp của 5W1H sẽ đem đến cho bạn cái nhìn toàn diện của vấn đề.
Nếu như nhìn nhận, đánh giá sự việc bằng cảm tính sẽ gây ra những quả không lường thì phương pháp tư duy 5W1H sẽ giúp bạn khắc phục được điều này.
5W1H giúp ta giải quyết mọi vấn đề trong cuộc sống, làm cho mọi việc trong tầm kiểm soát và dễ dàng giải quyết hơn.

Ý nghĩa của phương pháp 5W1H

5W1H trong lập kế hoạch

Tuy duy theo phương pháp 5W1H sẽ giúp bạn có kế hoạch cụ thể khi dự định thực hiện một dự án hay một chiến dịch nào đó. 5W1H được xem là khung xương sống cơ bản để xác định được mục tiêu kế hoạch. Bạn cần xác định được mình phải làm gì (What), tại sao mình cần làm điều này (Why), ai là người thực hiện (Who), khi nào sẽ thực hiện (When), làm ở đâu (Where) và làm như thế nào (How). 5W1H trong lập kế hoạch cụ thể như sau:

Xác định 1W (Why): Xác định mục tiêu yêu cầu

Để kế hoạch của bạn trở nên ý nghĩa, việc làm (What) của bạn trở nên có giá trị bạn phải nắm rõ mục tiêu, yêu cầu công việc. Tại sao bạn phải làm công việc đó? Đối với tổ chức, bộ phận của tôi nó có ý nghĩa như thế nào? Nếu không thực hiện nó sẽ dẫn đến hậu quả gì?

Tư duy “Why” chính là điều đầu tiên bạn phải làm trước khi bắt tay vào công việc. Khi đã xác định được mục tiêu, yêu cầu bạn sẽ nắm chắc trong tay mình trọng tâm các đầu việc vào mục tiêu và có thể đánh giá được hiệu quả cuối cùng.

Xác định 1W (What): công việc cần làm là gì?

Khi thực hiện một kế hoạch, chiến dịch, dự án nào đó bạn phải hiểu rõ mình sẽ làm về công việc gì? Gồm những đầu việc nào? Để quá trình diễn ra được suôn sẻ, logic bạn cần đảm bảo sắp xếp công việc theo đúng trình tự của vấn đề dựa trên nguyên tắc bước sau là sự phát triển của bước trước.

Xác định 3W (Where, When, Who)

Where: (Ở đâu?) có thể bao gồm các câu hỏi sau:

Công việc đó thực hiện tại đâu?
Giao hàng tại địa điểm nào?
Kiểm tra tại bộ phận nào?
Thử nghiệm những công đoạn nào?…

When: (Khi nào?) Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…

Để có thể xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần dựa trên mức độ quan trọng và cấp thiết của từng công việc
Thông thường sẽ có 4 loại công việc như sau: công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Chúng ta sẽ ưu tiên thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.

Who: (Ai?) bao gồm các khía cạnh sau:

Ai làm việc đó
Ai kiểm tra
Ai hỗ trợ
Ai chịu trách nhiệm…

Xác định 1H (How): kế hoạch triển khai cụ thể như thế nào?

Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng bước trong kế hoạch công việc)?
Tiêu chuẩn để triển khai là gì?
Nếu cần đến sự hỗ trợ của máy móc thì cách thức vận hành chúng như thế nào?

Với phương pháp tư duy 5W1H chắc chắn kế hoạch của bạn sẽ rất chi tiết và rõ ràng, cụ thể, dễ dàng thực hiện, đạt hiệu quả cao. Ngoài mô hình 5W1H, khi lập kế hoạch và triển khai vấn đề chúng ta mở rộng thêm 2C5M, gọi tắt là 5W1H2C5M. Trong đó, 2C5M bao gồm:

Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)

Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:

Công việc đó có đặc tính gì?
Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu (xem chi tiết qua tài liệu về MBP – phương pháp quản lý theo quá trình)

Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)

Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:

Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.
Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).
Ai tiến hành kiểm tra?
Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?

Xác định nguồn lực thực hiện 5M

Trong kế hoạch của bạn, không chỉ nên chú trọng đến công việc mà còn phải chú trọng đến các nguồn lực để có thể đảm bảo kế hoạch được khả thi. Nguồn lực bao gồm các yếu tố:

Man: nguồn nhân lực.
Money: tiền bạc.
Material: nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.
Machine: máy móc/công nghệ.
Method: phương pháp làm việc.

5W1H trong lập kế hoạch

5W1H trong học tập

Trong học tập, nghiên cứu hoặc trong một bài giảng việc tư duy theo mô hình 5W1H cũng giúp bạn dễ dàng triển khai và hoàn thành tốt vấn đề. 5W1H trong học tập cụ thể như sau:

What (Cái gì?) Để trả lời cho câu hỏi này bạn cần phải làm rõ:

Cái đó là gì?
Nó đề cập đến vấn đề gì?
Kế tiếp sự kiện này, thì cái gì khác xảy ra? (What else)
Cuốn sách này trình bày vấn đề gì?
Bài học này trình bày vấn đề gì?
E-learning là gì?
Những câu hỏi phụ của vấn đề này là gì?…

Where (Ở đâu?) Để trả lời cho câu hỏi này bạn cần phải làm rõ:

Vấn đề trình bày nằm trong lĩnh vực nào?
Sự kiện lịch sử này xảy ra ở địa điểm nào?
Vấn đề này còn liên quan đến các lĩnh vực nào khác?
Loại thảo dược này thường được trồng ở đâu?
Bài báo này đăng trên tạp chí nào?
Tìm hiểu kiến thức về việc ứng dụng ICT trong dạy học ở đâu?
Bài thuyết trình này sẽ được trình bày trong nhóm hay trước lớp?…

When (Khi nào?) Để trả lời cho câu hỏi này bạn cần phải làm rõ:

Sự kiện này xảy ra khi nào?
Vấn đề này, trước đây đã có ai nghiên cứu chưa, khi nào?
Khái niệm này bắt đầu xuất hiện khi nào?
Khi nào thì cần ứng dụng ICT trong bài dạy?
Khi nào thì mình sẽ trình bày bài thuyết trình này?
Các bước nghiên cứu (đề tài tốt nghiệp, luận văn, tiểu luận…) sẽ được thực hiện theo thời gian nào, hoặc phải kết thúc từng bước khi nào?…

Why (Tại sao?) Để trả lời cho câu hỏi này bạn cần phải làm rõ:

Tại sao phải nghiên cứu vấn đề này?
Tại sao tác giả cuốn sách lại lựa chọn cách sắp xếp như thế này?
Tại sao thí nghiệm này không diễn ra đúng như dự kiến? (Why not)
Tại sao cuộc khởi nghĩa này nổ ra? Tại sao nó thất bại?
Tại sao hồi nhỏ mình học trong trường thuộc loại khá giỏi mà bây giờ vẫn luôn chật vật về kinh tế?…

How (Như thế nào?) Để trả lời cho câu hỏi này bạn cần phải làm rõ:

Chiếc máy này hoạt động như thế nào?
Công việc này nên bắt đầu như thế nào?
Dự án này sẽ tiêu tốn bao nhiêu? (How much)
Các sự kiện và nhân vật trong cuốn tiểu thuyết này được kết nối như thế nào?
Sự kiện lịch sử này đã làm đối phương thiệt hại bao nhiêu quân trang, vũ khí và người? (How many)
Phong cách của bài báo sắp tới nên như thế nào?

5W1H trong học tập

5W1H trong thuyết trình

Khi thuyết trình trước một đám đông, chắc hẳn với nhiều người đó là một thử thách không hề dễ dàng. Một trong những nguyên nhân khiến bạn thuyết trình không tốt chính là việc thiếu tự tin. Ở đây, tự tin không chỉ về kỹ năng giao tiếp trước đám đông mà còn là tự tin về kiến thức, hiểu rõ vấn đề những điều mình định nói.

Một trong những kỹ năng để có thể nắm chắc kiến thức về vấn đề của mình khi thuyết trình trước đám đông là sử dụng phương pháp tư duy 5W1H trong thuyết trình. Khi thuyết trình bạn có thể đặt một số câu hỏi xoay quanh vấn đề của mình như sau:

Đầu tiên, nội dung tổng thể phần nói của bạn là gì ?
Tại sao nội dung này lại quan trọng với những người đang nghe bạn trình bày?
Phần nội dung quan trọng nhất là gì?
Đặc điểm nào của nhóm người nghe có liên quan tới việc ứng dụng những điều bạn đang trình bày?
Bạn muốn tạo ra bao nhiêu điểm nhấn (nổi bật) trong nội dung trình bày của mình?
Bạn kết nối những điểm nhấn đó với nhóm người nghe như thế nào?
Ý tưởng thể hiện điểm nhấn đó như thế nào? Khi nào? Ở đâu (phần nào trong bài nói)?

5W1H trong Marketing

Trong Content Marketing, phương pháp 5W1H thực sự hữu ích để có bài viết chuẩn SEO cũng như giải quyết triệt để vấn đề mà bạn đang dự định triển khai:

What (Cái gì?)

Bài viết bạn đang đề cập đến vấn đề gì? Bạn hãy cố gắng tư duy để phác thảo, gạch ta những ý bạn muốn truyền tải trong bài viết

Where (Ở đâu?)

Bài viết của bạn sẽ được đăng ở đâu? Facebook, Website, Zalo, Instagram… Việc xác định đăng tải ở đâu sẽ giúp bài viết của bạn có dung lượng và điều chỉnh nội dung bài viết phù hợp với các kênh thông tin. Từ đó sắp xếp bố cục bài viết phù hợp, logic, chặt chẽ hơn.

When (Khi nào?)

Khi nào nội dung bài viết được đăng tải? Để trả lời câu hỏi này bạn cần xác định được kênh thông tin bạn sẽ đăng tải bài viết có phụ thuộc vào các khung giờ vàng hay không? Bài viết chỉ sẵn sàng đăng trên các nền tảng khi đã được biên tập kỹ càng, đảm bảo đầy đủ về cấu trúc và các yêu cầu về chuẩn SEO.

Who (Ai?)

Đối tượng nội dung bài viết của bạn là ai? Trước khi viết bài bạn cần tìm hiểu sơ lược, tổng quan về đối tượng mục tiêu bạn sẽ hướng đến trong bài viết. Điều này sẽ giúp bạn chủ động trong cách xưng hô khi bạn truyền tải thông điệp, nội dung. Dùng đại từ nhân xưng nào hợp lý nhất trong bài viết để người đọc cảm thấy được tôn trọng và dễ chịu khi tiếp nhận thông tin?

Why (Tại sao?)

Tại sao bạn cần thực hiện bài viết này? Nếu không có bài viết này thì kênh của bạn sẽ ra sao? Bài viết của bạn nhằm mục đích giới thiệu doanh nghiệp, sản phẩm, bán hàng hay chia sẻ cẩm nang , kinh nghiệm hữu ích?

How (Như thế nào?)

Bài viết sẽ được thực hiện như thế nào? Đa phần Content Marketing là hướng đến những người đọc chưa nắm rõ về sản phẩm, thông tin, doanh nghiệp? Vì thế, bài viết cần được xuất bản với một lối văn phong cuốn hút, dễ hiểu, đơn giản và thật rõ ràng. Đồng thời cần đưa ra các ví dụ điển hình giúp người đọc dễ dàng hình dung hơn. Đặc biệt, hình thức trình bày đẹp, ảnh sắc nét cũng là yếu tố để người đọc, khách hàng chú ý, ấn tượng hơn về bài viết của bạn.

5W1H trong Marketing

5W1H trong bán hàng, kinh doanh

5W1H cũng là phương pháp tư duy giúp hoạt động bán hàng, kinh doanh trở nên hiệu quả hơn. Phương pháp này giúp các nhà kinh doanh, nhà quản lý doanh nghiệp nắm rõ các hành vi của khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ của mình, xác định chính xác vấn đề họ đang gặp phải, và có được những quyết đoán đúng đắn.

What (Cái gì?)

Trong kinh doanh, câu đầu tiên bạn cần phải trả lời câu hỏi “Cái gì?” Bạn cần phải xác định bạn muốn kinh doanh sản phẩm gì và nằm ở lĩnh vực nào? Cái gì đã tạo nên được sự khác biệt giữa bạn và đối thủ trên thị trường?…

Where (Ở đâu?)

Địa điểm là một trong những yếu tố quan trọng tác động trực tiếp đến khách hàng của bạn. Bạn sẽ cần phải trả lời các câu hỏi: Những mặt hàng có nguồn gốc, xuất xứ từ đâu? Được kiểm định bởi cơ quan nào? Khách hàng có thể mua sản phẩm của bạn tại đâu? Mặt hàng này thường được ưa chuộng ở khu vực nào?

Nếu bạn có cửa hàng với địa chỉ cụ thể, số điện thoại hỗ trợ trực tuyến, hình thức mua hàng online hoặc có website để giới thiệu về sản phẩm của mình bạn nên thông tin thật đầy đủ để khách hàng chọn lựa hình thức phù hợp nhất.

Nhiều khách hàng có thói quen tìm hiểu cụ thể về sản phẩm trên trang website sau khi cảm thấy ưng ý, họ sẽ đến để xem xét sản phẩm trực tiếp. Vậy nên đa dạng kênh bán hàng và cung cấp đầy đủ thông tin là chìa khóa để tiếp cận khách hành nhiều hơn.

When (Khi nào?)

Có thể hiểu khi nào chính là khoảng thời gian để bạn chú ý vào sản phẩm. Để giải quyết câu hỏi Khi nào bạn cần làm rõ những vấn đề như:

Thời điểm nào là thích hợp nhất để quảng bá chiến dịch marketing, chiến dịch truyền thông? Bạn nên ra mắt sản phẩm khi nào? Thời điểm nào là lúc khách hàng có khả năng quan tâm và mua sản phẩm của bạn cao nhất? Hay thời gian quảng bá là bao lâu là phù hợp? Khi nào cần áp dụng các chương trình khuyến mãi? Thông báo thời gian chương trình diễn ra một cách rõ ràng

Why (Tại sao?)

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại sản phẩm có thể giống nhau về công dụng và khác nhau một chút về mẫu mã hoặc chất lượng. Nếu sản phẩm của bạn và đối thủ giống nhau, bạn cần phải chỉ ra được sự khác biệt là gì, nét đặc sắc là gì, tại sao khách hàng nên chọn sản phẩm của bạn chứ không phải là sản phẩm của đối thủ, có những chính sách đặc biệt nào khi chọn lựa sản phẩm của bạn? Để làm được điều này, bạn cần nêu bật được các vấn đề sau đây:

Tại sao nên chọn sản phẩm này chứ không phải sản phẩm khác?
Tại sao nên xây dựng Website bán hàng?
Tại sao cần xây dựng chiến lược cụ thể?

Who (Là ai?)

Bạn nên xác định cụ thể xem đối tượng khách hàng chính (đây được coi là công chúng mục tiêu) của mình là ai từ đó có các câu hỏi và chiến lược phù hợp. Ngoài ra bạn cũng nên xem xét xem có những công chúng mục tiêu phụ nào có thể tác động đến xu hướng mua hàng của đối tượng mua hàng chính. Ngoài ra với một số sản phẩm hoặc chiến lược, bạn cũng có thể thêm thông tin về người đã xây dựng, nghiên cứu sản phẩm để tạo niềm tin với khách hàng.

Sản phẩm này hướng đến đối tượng khách hàng nào?
Ai là đối tượng chính?
Ai đã phụ trách về chiến lược này?

How (Làm thế nào?)

Cuối cùng, cách thức hoạt động của sản phẩm là điều bạn cần phải nói với khách hàng. Bạn cần trả lời một số câu hỏi sau: Làm như thế nào để giúp khách hàng tiếp cận với sản phẩm tốt nhất? Nên xây dựng kịch bản tư vấn sản phẩm như thế nào? Xác định các mặt hàng, sản phẩm của bạn sử dụng ta sao?…

5W1H trong bán hàng, kinh doanh

Với tính đơn giản, đa năng, hệ thống và bao quát, 5W1H đang là phương pháp tư duy phổ biến của mọi đối tượng trong mọi lĩnh vực và mang lại hiệu quả cao.

>> Xem thêm